PARAMETRIZAÇÃO PARA LANÇAMENTO DE MATRÍCULAS 2025
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1º PASSO: Configuração no Módulo Financeiro
--> Criar período em: contas a receber / gerenciar períodos
- Abrir o ano de 2024 em uma tela para consultar os dados a serem preenchidos;
- Em outra tela, clicar em “adicionar” e cadastrar as informações de código, SubConta, Descrição e data de vencimento padrão;
- Em configurações do período, clicar em “adicionar”;
- Cadastrar o tipo de configuração, quantidade e data de início do provisionamento e das parcelas;
- A proporcionalidade será cadastrada no módulo acadêmico. Por isso, não marcaremos essa opção;
- Clique em ok;
- Salve.
--> Criar período em: contas a receber / gerenciar níveis por período
- Selecionar o ano de 2025, clicar em ok que aparecerá a mensagem para você copiar os dados do ano de 2024 para o ano de 2025;
- Selecionar período de destino ano de 2025 e clicar em ok;
- Salve.
2º PASSO: Configuração do Calendário Acadêmico 2025
--> Ir em Período letivo / Calendário acadêmico / Adicionar
--> Nome: 2025 - Calendário Acadêmico
--> Validar data inicial: 01/01/2025
--> Validar data final: 31/12/2025
--> Marcar nível acadêmico:
- Todos os ofertados para a escola, inclusive Cursos Livres, caso sua escola oferte.
--> Não esquecer de marcar “Requer nível de classe";
--> Caso já saiba, incluir os feriados e recessos.
--> Para cadastrar feriados, recessos e outras informações dentro de cada dia/mês, clique em Novo evento;
--> Preencher as informações conforme o desejado, clicar em Salvar;
--> Veja abaixo um exemplo de como ficou o calendário do mês de Fevereiro:
--> Após o cadastro dos eventos, clique em “Sincronizar dias letivos” para que haja uma atualização no período letivo / períodos de avaliação:
--> Para ativar o Calendário Acadêmico é preciso antes:
- Cadastrar Novo Período Letivo
--> Após o cadastro dos eventos, clique em “Sincronizar dias letivos” para que haja uma atualização no período letivo / períodos de avaliação:
3º PASSO: Configuração do Período Letivo 2025
--> Em período letivo / período letivo / adicionar o ano de 2025;
- Validar data inicial e final
- Código: 2025-AL
- Nome: 2025 – Ano Letivo
- Tipo: Período letivo de matrícula e frequência
- Tipo de duração: anual
- Período letivo anterior: selecionar o ano corrente
- Marcar o seguinte tópico:
* Utilizar períodos de avaliação sequenciais
- SALVE.
--> Datas do período letivo: definir as seguintes datas:
- Período de matrícula
- Período de matrícula online
- Data limite para entrega de notas
- Data limite para reorganizar turma
--> Período de avaliação
- Clicar em “Novo”;
- Vá cadastrando bimestre a bimestre: data inicial e final de cada bimestre;
- Sobre as recuperações, use como parâmetro o ano anterior.
--> Após o cadastro de cada período de avaliação/bimestre, você deve cadastrar a “data limite para reabrir o período de avaliação pelo professor”, clicando no 3º ícone de cada bimestre (calendário). Este item travará a reabertura do diário pelo professor.
--> Regras de avaliação/encerramento
Copiar do ano anterior (caso queira).
--> Retorne ao Calendário Acadêmico / Calendário Acadêmico;
- Clique em “detalhe”.
- Após isso, em “Editar” o calendário e mude o status para “Ativo”;
- Salve.
4º PASSO: Configuração do Esforço de Trabalho
Ainda no Módulo Acadêmico, faça a configuração do ESFORÇO DE TRABALHO para 2025. Para isso, você pode utilizar o recurso de COPIA.
5º PASSO: Configuração na Atribuição de Aulas (Oferta de Turmas)
Neste processo, você ofertará as turmas para 2025 em:
--> Acadêmico / Atribuição de Aulas / Disciplina ofertada por turma / Adicionar
--> Ao adicionar, você vai “copiar de outro período letivo”;
--> Preencha os dados necessários da turma que deseja copiar:
- Nível acadêmico / Período letivo de destino (2025) ; turma: escolha uma turma e clique em “pesquisar”;
--> Selecione abaixo as turmas que deseja copiar e clique em “próximo”:
--> Selecione a regra de encerramento e marque “copiar aguardando por confirmação” / clique em copiar:
Dessa forma, não aparecerá para o professor no Portal.
--> Aparecerão uma síntese da cópia e as devidas observações / clique em “Fechar”.
--> Depois retorne em Atribuição de aulas / Disciplina ofertada por turma e veja a turma criada para 2025:
- Repita este processo, turma por turma, que deseja ofertar em 2025.
--> Ao verificar o detalhe da turma, você verá que a turma está como “Rascunho” e os professores “Aguardando confirmação”
Dessa forma, a turma ainda não estará disponível para matrículas e/ou /rematrículas.
--> Para liberar a turma para o processo de matrículas, você realizará o seguinte procedimento:
- Acadêmico / Atribuição de aulas / Confirmação de Atribuição / Use o Filtro / Confirma Todos / Salva
Ao realizar este procedimento, a turma será ofertada.
--> Para que os professores não tenham acesso no Portal, você “Retira a confirmação de todos” os professores.
Caso você tenha necessidade de criar a uma nova turma, siga as orientações abaixo:
--> Para criar uma nova turma, clique no menu Tabelas > Turma > e no botão Adicionar;
--> Preencher as informações para a nova turma e clicar em Salvar.
No exemplo abaixo, estou criando uma nova turma para o 1º Ano do ensino médio:
--> Para visualizar as turmas que criei e as que já estão criadas, é só fazer o filtro desejado e clicar em Pesquisar;
Após a criação da nova turma, você deve ofertar em Atribuição de Aulas / Disciplina ofertada por turma.
6º PASSO: Configurações que o Setor Financeiro deverá fazer no Módulo Acadêmico
Após isso, ainda no Módulo Acadêmico, a pessoa responsável deve cadastrar as seguintes informações na barra de menu acesse:
--> Financeiro / Configuração / Período Letivo
- Período Financeiro: O mesmo que foi cadastrado no módulo financeiro;
- Data de Término das cobranças totais: As matrículas a partir desta data selecionada não será cobrado anuidade (ex. Matrículas a partir de 05/05 o sistema irá sugerir que só cobre a partir de maio);
- Data inicial para cancelamento proporcional: A partir desta data selecionada o cancelamento será parcial (ex. Matrículas canceladas a partir de 05/05 a cobrança das matrículas será cancelada a partir de maio);
- Não exibir parcelas no portal do aluno após a data: A partir da data escolhida os boletos não aparecerão no portal (não é obrigatório o preenchimento);
- Dia de vencimento: Padrão por unidade;
- Dias vencimento matrícula: No ato da matrícula, o boleto é criado com vencimento para a quantidade de dias posteriores que cadastrar nesse campo.
Veja como está cadastrado no ano anterior:
--> Financeiro / Configuração / Serviço Financeiro / clique em “adicionar”;
- Serviço: Cadastrar todos os tipos que serão utilizados no ano;
- Tipo de Matrícula: Ambos (Ano regular e dependência)
- Período letivo: 2025 (criado no acadêmico)
- Tipo de conta contábil: Depende do serviço, verificar o ano anterior;
- Áreas de atividades: Depende do serviço, verificar o ano anterior;
- Datas de parcelas e provisionamento: verificar o ano anterior ou decisão interna.
Atenção aos campos “compõe valor do contrato” e “pode ser proporcional”.
Verifique sempre como foi cadastrado no ano anterior:
Você adicionará todos os serviços.
Exemplos:
✓ Bolsa Educacional 100%
✓ Bolsa Educacional 50%
✓ Serviços Educacionais
✓ Desconto Convenção Coletiva 100%
✓ Reserva de vaga (se houver)
✓ Cursos livres (se houver)
--> Acadêmico / Financeiro / Configuração / Turma
As turmas que foram cadastradas no módulo financeiro (página 3) precisam estar com a mesma nomenclatura do cadastro no acadêmico para que seja feito o sincronismo nessa página.
--> Acadêmico / Financeiro / Configuração / Configuração de Modelo de Contrato
Adicionar um novo modelo de contrato para cada nível acadêmico (cadastrado pelo IATec no módulo configuração). Sempre verificando como foi cadastrado no ano anterior.
Obs.: O tipo de configuração principal deve ser cadastrado para todos, o tipo de configuração necessidades especiais apenas se houver alunos desse público-alvo.
--> Verificar se haverá os seguintes termos, habilitar e inserir o documento para que o responsável possa assinar:
--> Financeiro / Configuração / Junção de Contrato
Essa configuração é realizada principalmente para o contrato de pensionato e educação formal, para que o responsável consiga pagar em apenas um boleto a mensalidade e o pensionato.
Obs.: O sistema permite juntar outros tipos de contrato, entretanto o IATec não aconselha a junção de todos os tipos de contrato.
--> Financeiro / Tabela de preços / Preço por turma
Só será possível cadastrar o preço para as turmas se tiver período letivo, turma e serviço criado, já irá pesquisar nessa tela a turma cadastrada para que possa selecionar o serviço, cadastrar o valor da anuidade e salvar.
7º PASSO: Processo de Rematrícula
Terminada esta configuração, você vai promover os alunos para a série seguinte:
--> No módulo acadêmico / matrícula / ferramentas / rematrícula:
Antes de gerar a rematrícula, atentar para os filtros:
- Exceto para quem tem ocorrência de bloqueio de matrícula: caso o aluno tenha algum bloqueio, a rematrícula não será gerada;
- Exceto para quem tem bolsa: se marcar esta opção, todos os alunos que possuem bolsa em 2024, não será gerada a rematrícula do aluno;
- Exceto para quem tem débito: a rematrícula dos alunos inadimplentes não será gerada;
- Exceto para quem tem acordo de trabalho: se marcada, os alunos que têm convenção coletiva/dissídio não será gerada a rematrícula.
--> Selecione uma turma e escolha a turma destino.
--> Repita este processo, turma por turma.